Không có gì bí mật rằng các công cụ ERP (hoặc Kế hoạch Tài nguyên Doanh nghiệp) được sử dụng rộng rãi trong các ngành như ô tô, để cải thiện hiệu quả hoạt động. Trong lĩnh vực ô tô, việc bán xe thường yêu cầu chuyển giao dữ liệu phức tạp về hàng tồn kho, khách hàng và doanh số từ nơi này sang nơi khác, đây là lúc các hệ thống ERP tỏa sáng. Tập trung tất cả các điểm dữ liệu này cho phép thông tin chi tiết về doanh số và hàng tồn kho của bạn được chuyển giao và xử lý một cách chính xác, loại bỏ rủi ro sai sót do con người hoặc việc lặp lại quy trình này ở nơi khác trong tổ chức.
Tương tự, nhiều công ty luật đã nhận thấy rằng hoạt động của họ yêu cầu chuyển giao thông tin nhạy cảm từ cơ sở dữ liệu này sang cơ sở dữ liệu khác. Trong quá khứ, nhiều công ty luật dựa vào bảng tính và các phương pháp thủ công để theo dõi khách hàng và các vụ án của họ, nhưng với sự gia tăng tốc độ giao dịch kỹ thuật số, rủi ro liên quan đến việc lưu trữ dữ liệu không chính xác cũng tăng theo. Nhiều công ty đã nhận thấy rằng việc sử dụng một giải pháp ERP cho các công ty luật loại bỏ rủi ro sai sót do con người, và thay vào đó chuyển giao tất cả dữ liệu cần thiết cho một trải nghiệm liền mạch trực tiếp đến những người cần nó.
Giống như với các giải pháp ERP trong ngành ô tô, các giải pháp này hợp lý hóa dòng dữ liệu của toàn bộ hoạt động của bạn, cho phép bạn hoàn toàn loại bỏ sự ma sát thường gây ra sự chậm trễ, sai sót hoặc thông tin bị thiếu từ bộ phận này sang bộ phận khác. Thay vì dựa vào một bảng tính để nhập thông tin khách hàng, tài sản và dự án một cách thủ công, tại sao không có tất cả các điểm dữ liệu này sẵn có ngay trong tầm tay bạn, sẵn sàng được truy cập một cách an toàn và dễ dàng bởi bất kỳ ai trong vòng vài giây.
Các công cụ ERP phù hợp cho công ty luật của bạn có thể là một bước ngoặt, cho phép bạn làm việc với mọi điểm dữ liệu mà công ty bạn dựa vào trong khi tận dụng các tính năng độc đáo mà nhiều công cụ này sở hữu. Cho phép tất cả các điểm truy cập dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần, khi họ cần, ngay cả khi điều đó yêu cầu hợp tác với các bộ phận khác.
Hầu hết các yêu cầu đề xuất mà chúng tôi nhận được không bao gồm yêu cầu cho chức năng này, nhưng sự thật là nhiều ngành thực sự dựa vào nhận xét của nhân viên bán hàng để hoàn thành thông tin liên hệ về một khách hàng tiềm năng. Vấn đề với cách tiếp cận này là rõ ràng, đôi khi những ghi chú bán hàng đó bị thay đổi hoặc thậm chí bị xóa. Quy trình này không an toàn và việc kiểm toán rất khó quản lý.
Với một giải pháp ERP, việc loại bỏ rủi ro liên quan đến ghi chú của nhân viên bán hàng hoặc sự thiếu sót dữ liệu là không hề dễ dàng. Với khả năng lưu trữ thông tin đó một cách an toàn trong bảng điều khiển của hệ thống của bạn, bạn có thể tin tưởng vào bất kỳ cuộc kiểm toán hoặc truy cập thông tin nào diễn ra trong công ty của bạn.
Nhiều công ty luật vẫn còn kháng cự với ý tưởng triển khai quy mô lớn các công cụ ERP trong công ty của họ. Một số phản đối phổ biến mà chúng tôi thường thấy là nỗi sợ rằng dữ liệu của họ sẽ có nguy cơ bị xâm phạm, hoặc thường xuyên hơn, là thiếu thông tin (hoặc hiểu biết) khi nói đến khả năng của các sản phẩm ERP.
Trong hầu hết các trường hợp, việc sử dụng ERP cho các công ty luật thực sự phụ thuộc vào sự thiếu hiểu biết chung, kết hợp với sự hiểu lầm về những gì một sản phẩm ERP có thể và không thể làm. Nhiều lần, sau khi giải quyết những mối quan tâm này mà các công ty luật có, họ nhanh chóng nhận ra rằng các bộ ERP được thiết kế với sự linh hoạt trong tâm trí, và những nỗi sợ hãi thực sự là không có cơ sở.
Một ngày trong cuộc sống của một công ty luật sử dụng ERP so với một công ty không sử dụng ERP có thể khác biệt rõ rệt. Chúng cũng khác nhau dựa trên sản phẩm cụ thể mà bạn đang tìm kiếm để sử dụng, một số ví dụ bao gồm:
Các công cụ ERP cho các công ty luật có thể có vẻ là một khoản đầu tư kỳ lạ nếu bạn không chắc chắn về cách chúng sẽ mang lại lợi ích cho hoạt động của công ty bạn. Cho đến khi bạn có thể xác định các điểm đau tiềm năng mà tổ chức của bạn gặp phải, có thể khó để chấp nhận lý do tại sao bạn lại thực hiện tìm kiếm một công cụ ERP (chưa nói đến việc triển khai!) giải pháp. Điều này không có nghĩa là các giải pháp không đã tồn tại.
Đó là lý do tại sao việc hiểu các điểm đau, rủi ro và nhu cầu mà công ty luật của bạn đang xử lý hàng ngày là chìa khóa để biết giải pháp phù hợp cho bạn.
Khi các ngành thay đổi, công nghệ cũng tiếp tục thay đổi. Ngày xưa, nhân viên bán xe thường sợ hãi các phòng trưng bày kỹ thuật số, giờ đây, đó là một trong những thành phần chính của chiến lược bán hàng của các phòng trưng bày ô tô. Điều tương tự cũng đúng với các giải pháp ERP, trước đây được coi là chi phí không cần thiết, giờ đây chúng là cần thiết để duy trì vị thế cạnh tranh.
Để biết thêm thông tin về các hệ thống ERP, bạn có thể truy cập Wikipedia.